У каждого музейного предмета есть учётное обозначение, под которым он зарегистрирован в Книге поступлений, внесен в автоматизированную музейную систему и Государственный каталог Музейного фонда Российской Федерации.
По учётному обозначению там можно узнать информацию о предмете: наименовании, месте и времени создания, материалах, размерах, дате и источнике поступления в музей.
Учётное обозначение проставлено на каждом музейном предмете, его упаковке и съемных деталях. На знамёнах этикетки (с предварительно написанными номерами) из светлой плотной материи (коленкор, полотно, киперная лента) пришиты к одному из углов с оборотной стороны (той, которая развёрнута влево от древка по отношению к зрителю). Чехлы тоже промаркированы.
На местах постоянного хранения предметов (стеллажах, шкафах, комодах, сундуках и пр.) для упорядочивания их поиска имеются топографические описи – списки с наименованиями и учётными обозначениями .
В нашем музее собрание знамён небольшое и размещено вертикально в углу хранилища.
Знамёна с вышивкой и аппликацией навернуты на древко. Экземпляры, изображения и надписи на которых выполнены красками, должны храниться на горизонтальных полках в развернутом положении.
Ткань относится к светонепрочным материалам, поэтому окна в хранилище оснащены жалюзи. Для дополнительной защиты от света и пыли знамена затянуты в хлопчатобумажные чехлы.
Полотнища знамён обеспыливаются с помощью пылесоса с насадкой в виде щётки с длинным ворсом или мягкой платяной щёткой с одновременным использованием пылесоса. Необходим контроль мощности всасывания пылесоса и применение страховочной сетки, натянутой на раму или пяльцы, чтобы фрагменты материалов полотнища не попали в пылесос.
Для уничтожения насекомых-вредителей рядом с предметами размещены саше, пропитанные экологически безопасным фумигационным составом.